Настраиваем систему электронного документооборота в пару кликов

Немного истории и теории

Ещё в 1960-е организации в США и Европе начали обмениваться электронными данными. Но электронным документооборотом пользовалось всего лишь несколько крупных компаний, которые могли себе это позволить. Ведь единых стандартов электронного обмена документами не было. Пока в конце 1970-х не заговорили об электронной подписи.

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.Статья 2 Федерального закона «Об электронной подписи»

Проще говоря, это реквизит электронного документа, позволяющий проверить его подлинность (авторство), аутентичность и целостность.

Криптографический алгоритм для создания примитивных цифровых подписей был разработан в 1977 году. А спустя семь лет утвердили единый общеевропейский стандарт обмена данными EANCOM (EDI).

В 1990-х во многих европейских странах были приняты специальные законы об электронных документах и юридически значимый документооборот стал осуществляться в электронной форме. В России такой закон приняли в 2011 году.

Электронный документооборот

Всё больше компаний автоматизируют внутренние бизнес-процессы, внедряют информационные системы и хранят данные в облаке. На смену бумажным договорам и актам приходят электронные документы. Закон времени.

И если с внутренней оптимизацией большинство компаний справляются более-менее успешно, то электронный документооборот с контрагентами часто откровенно хромает.

Электронный документооборот (ЭДО) — это юридически значимый документооборот в электронном виде между юридическими и/или физическими лицами.

Типичная ситуация: бухгалтер составляет в своей учётной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет его с курьером контрагенту. Через несколько дней бухгалтер фирмы-партнёра получает и сканирует этот документ, а затем вручную делает проводку в своей учётной системе. При этом обе стороны должны хранить бумажные версии акта.

Электронный документооборот в разы упрощает и ускоряет этот процесс.

Плюсы ЭДО

1. Не нужно платить зарплату курьеру или оплачивать почтовые услуги.
2. Работать с электронными документами быстрее и удобнее, а риск, что они потеряются по пути, равен нулю.
3. Не нужно хранить тонны бумаг в офисе.
4. Все документы находятся на расстоянии клика, получить доступ к любому из них можно везде, где есть интернет.

Как настроить ЭДО

Существует два основных способа обмена электронными документами: напрямую и через посредника.

В первом случае компании должны заключить между собой соглашение, где будет детально описан порядок и условия обмена, либо каждый из контрагентов должен обладать квалифицированной электронной подписью. Для её получения необходимо обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи России.

Однако даже при наличии квалифицированной электронной подписи далеко не все документы можно пересылать напрямую, например по email. Согласно действующему законодательству, счета-фактуры могут быть направлены в электронном виде только в утверждённом Федеральной налоговой службой формате XML.

Поэтому гораздо удобнее настроить электронный документооборот через посредника. Компания «МегаФон» разработала веб-интерфейс для формирования, подписания и обмена бухгалтерскими и другими документами между юридическими лицами. С его помощью ваш бухгалтер, менеджер или секретарь сможет оперативно заключить контракт с новым партнёром, выставить счёт поставщику или принять смету от подрядчика.

При этом все документы будут систематизированы и надёжно сохранены в личном кабинете компании.

Для использования ЭДО вам необходимо иметь квалифицированную электронную подпись.

В личном кабинете портала «Электронный документооборот» от «МегаФона» можно создавать новые документы (без подписи и отправки) и выгружать их на рабочий компьютер.

Там же можно запрашивать отчётные документы на связь: счета, счета-фактуры и акты. Документы, полученные таким способом, являются юридически значимыми и не требуют распечатки или дублирования на бумажных носителях.

Даже договор об оказании услуг мобильной связи с «МегаФоном» можно заключить дистанционно. Корпоративным клиентам, у которых есть электронная подпись, не обязательно тратить время на посещение офиса компании. Всё можно сделать через личный кабинет. Быстро, а главное, абсолютно бесплатно.

Ещё один плюс электронного документооборота от «МегаФона» в том, что он легко интегрируется с 1С. Если вы работаете с этой системой учёта, то сможете загружать документы на портал прямо из 1С.

Чтобы начать пользоваться услугой «Электронный документооборот», нужно:

1. Зарегистрироваться на соответствующем портале.
2. Подключить к системе действующую электронную подпись.
3. Заполнить заявление на присоединение к Регламенту системы электронного документооборота.

Первые 14 дней вы сможете пользоваться базовым пакетом «Промо». Он предусматривает бесплатную отправку до двух тысяч формализованных и до тысячи неформализованных документов. Две недели — достаточный срок, чтобы ощутить все плюсы электронного документооборота. После этого вы сможете выбрать тарифный план, исходя из своих бизнес-целей.

Сервис «Электронный документооборот» экономит средства и время на оформление сделок и обмен документами. Преимущества услуги в полной мере оценят агенты, дистрибьюторы, франчайзи, организации с филиальной структурой, а также компании, планирующие повысить эффективность обмена документами как внутри организации, так и при работе с партнёрами. Чем быстрее бизнес-процессы, тем больше прибыль. Согласитесь, глупо пройти мимо такого решения.

Начать пользоваться бесплатно

Используемые источники:

• https://www.diadoc.ru/
• https://lifehacker.ru/elektronnyj-dokumentooborot/